מעבר לשימוש בכתבי עת אלקטרוניים בספרייה קטנה

הנושא של כתבי עת אלקטרוניים הפך להיות מדובר ביותר בשנים האחרונות. עם ההתפתחויות הטכנולוגיות העצומות של המילניום החדש, קשה מאד למצוא ספרייה אשר לא תהיה מעונינת לקחת חלק בתהליך זה של מעבר לגרסה אלקטרונית. דיונים רבים נערכים מפעם לפעם בנושא במסגרות שונות. בסמינר שנערך לא מכבר בתל אביב, במסגרת כנס INFO 2001 של חברת "טלדן", נדונו אספקטים מקצועיים, ארגוניים ותקציביים הנוגעים למעבר לכתבי עת אלקטרוניים. דובר הרבה על היתרונות של השיטה עבור הספריות, המו"לים והקוראים. כן דובר על היתרונות הטמונים בשיתוף הפעולה בין הספריות על מנת לצמצם עלויות ולהגביר את היעילות. דיונים אלו מעניינים וחשובים מאד, אך כולם נוגעים לספריות גדולות – אקדמיות ואחרות – עם מספר גדול של כתבי עת, תחומי עיסוק וקוראים. אך מה לגבי ספריות קטנות, אשר מעונינות אף הן לקחת חלק ב"מהפכה הדיגיטלית"? מהם השיקולים הניצבים בפני הספרן בספריה קטנה, אשר לרוב מתפקד כספרן "סולו" בבואו להמליץ בפני הארגון שבו הוא עובד ובפני קוראיו על המעבר לשיטה האלקטרונית ?
לפני מספר חודשים, עלתה הצעה בספרייה הקטנה אותה אני מנהלת - כספרנית "סולו" – להמיר חלק מכתבי העת המודפסים לגרסה אלקטרונית. על מנת להקל על קבלת ההחלטה, אשר היתה אמורה להיות באחריותי, החלטתי להעלות את הנושא לדיון במסגרת קבוצות דיון באינטרנט אשר בהן אני חברה. הקבוצות הן:
1. קבוצת הדיון של אסמ"י (אגודת ספריות ומרכזי מידע בישראל). 2. קבוצת הדיון של ספרני ה"סולו" האמריקאיים. 3. קבוצת הדיון של ספרני ה"סולו" האוסטרליים. 4. קבוצת הדיון של ספרני ה"סולו" הבריטים.

בקשתי לקבל מעמיתי למקצוע את חוות דעתם בקשר ליתרונות ולחסרונות של שימוש בכתבי עת אלקטרוניים, בעיקר מנקודת המבט של המשתמש. לא התייחסתי כלל להיבטים הפילוסופיים או העסקיים-מסחריים של הנושא. כמו כן לא עניין אותי כלל לדעת מיהם הגופים המספקים גישה למאמרים דרך הרשת, מכיוון שבמקרה זה היה מדובר בחברה ידועה מראש שהציעה את שירותיה. כל מה שבקשתי היה להיות בטוחה שהצעד שאותו אני עומדת לנקוט יתקבל בברכה על יד קהל המשתמשים שלי. העלאת הנושא לדיון במסגרת הקבוצות הללו, עוררה דיון וירטואלי מעניין ביותר. קבלתי תגובות רבות, בעיקר מהאמריקאים ומהאוסטרלים. הם, מסתבר , מודעים יותר מאחרים לאפשרויות הקיימות ברשת לתקשר עם ספרנים מכל העולם ולהפיק מכך תועלת. התגובות התייחסו ליתרונות ולחסרונות שבשימוש בכתבי עת אלקטרוניים. להלן מספר נקודות שהועלו:
יתרונות:
1. נגישות: ניתן להגיע לכל מאמר בלחיצת כפתור.
2. זמן: הגרסה האלקטרונית מופיעה לרוב לפני הופעת הגרסה הכתובה. כמו כן אין צורך להמתין למשלוח הדואר.
3. חסכון במקום: כתבי עת מודפסים תופסים הרבה מקום אחסון (ומה לגבי האבק…).
4. הגרסה האלקטרונית מאפשרת לבצע חיפושים של מאמרים לפי מילות מפתח.
5. ניתן להעביר את המאמרים למשתמשים דרך הדואר האלקטרוני (בכפוף למגבלות ה-COPYRIGHT).

חסרונות:
1. קיימת חוסר מודעות לשיטה בקרב חלק מהמשתמשים. ישנם אנשים השייכים עדיין ל"דור הנייר" ומתקשים להסתגל לרעיון של המצאות מידע ברשת.
2. בארגונים רבים ניתן למצוא אנשי מקצוע מעולים בתחומם, אך חסרי כישורים לעבוד מול מחשב. אפילו דואר אלקטרוני הוא זר עבורם.
3. כדי לפתור את שתי הבעיות האלו, על הספרן לערוך בעצמו את חיפושי המידע עבור משתמשים אלה, פעילות שנוספת לעומס העבודה שלו.
4. שימוש בכתבי עת אלקטרוניים מחייב בדיקה קפדנית של מגבלות ה- COPYRIGHT. מגבלות אלו עלולות להוות מכשול ולפגוע באיכות השירות הניתן למשתמשים.

בהסתמך על מסקנות הדיון הוירטואלי, וכדי להיות בטוחה לחלוטין בכדאיות המעבר, הכנתי שאלון והפצתי אותו לקהל המשתמשים שלי – בערך 100 איש – רובם מהנדסים ובעלי מקצועות אקדמיים אחרים. אנשים לא אוהבים שאלונים ארוכים, לכן שאלתי רק 3 שאלות:
1. האם אתה מעדיף להמשיך לקבל את כתבי העת בגרסה מודפסת, במסגרת סבב ההשאלה הנהוג כיום?
2. האם אתה מעדיף לקבל את כתבי העת דרך האינטרנט, ע"י גלישה עצמית ואיתור החומר הרלוונטי עבורך?
3. האם אתה מעדיף שהספרייה תבצע את חיפושי המידע עבורך, בהתאם לנושאים שיוגדרו על ידך?

יש לציין, שבמקרה שלנו מגבלות ה- COPYRIGHT לא היו רלוונטיות בגלל אופי ההתקשרות שלנו עם החברה שמספקת שירות זה. לכן לא היתה בעיה ליישם את סעיפים 2 ו - 3 בשאלון.

ניתוח ומסקנות:
ניתוח השאלונים שחזרו – בערך 70% מהאנשים - הראה תוצאות מעניינות, שאת רובן צפיתי מראש:
1. רוב המשתמשים – בערך 60%, מעדיפים לעבור לשיטה האלקטרונית. הם מוכנים לזנוח את החוברות המודפסות ולקבל את המאמרים דרך הרשת.
2. אותם אנשים מוכנים אמנם לשינוי, אבל מעדיפים שהגלישה תעשה ע"י הספרייה.
3. אותם 40% המעדיפים להמשיך בשיטה המסורתית של כתבי עת מודפסים, הם כמעט כולם אנשים מבוגרים וותיקים יותר בארגון, הנושאים בתפקידים של "מנהלי מחלקות" ו"סמנכ"לים".

המסקנה הנובעת מתוצאות אלה היא, שרוב האנשים מודעים לחשיבות וליתרונות של השיטה האלקטרונית. יחד עם זאת, הם מעדיפים שמישהו אחר יישב מול המחשב ויאתר עבורם את החומר. המוכנות לצעוד לעבר המאה ה – 21 אינה עומדת בהכרח בסתירה ל"חרדת המחשב" הקיימת עדיין אצל אנשים.

לאור כל זאת, החלטתי בסופו של דבר ליישם את המעבר, במיוחד לאור העובדה שבמקרה שלנו זה הוכח כמשתלם יותר גם מבחינה כספית. החל מינואר 2001,
20 מתוך כלל כתבי העת בספרייה הפכו להיות אלקטרוניים בלבד (לגבי שאר כתבי העת, הם עדיין מגיעים בצורה מודפסת). אחת לחודש או יותר, תלוי בתדירות של כל כתב עת, אני שולפת מהאתר את דפי התוכן של כתבי העת הנמצאים בו. דפי התוכן מועברים בדואר אלקטרוני למשתמשים הרלוונטיים אשר מסמנים את המאמרים הרצויים להם. לאחר מכן, המאמרים המסומנים נשלחים לאנשים, שוב בדואר אלקטרוני. אין צורך לציין שתהליך זה מקל על העבודה, והמשתמש מקבל את המידע הדרוש לו בזמן קצר וביעילות מרבית. תוך כדי יישום השיטה, הת