פורטלים ארגוניים לניהול ידע

היקף התופעה
סקר של חברת המחקר דלפי על פורטלים ארגוניים מלמד כי :

1. 52% מהארגונים והתאגידים החלו להפעיל פרוייקטים של פורטלים ארגוניים .
2. בסוף שנת 2001 , כמעט 90% מהתאגידים הגדולים יתיחלו בצורה זו אחרת בפיתוח ובפריסה של פורטלים ארגוניים.
הפורטל הארגוני משמש כנקודת ריכוז /נקודת מוצא מאוחדת לכל מקורות המידע בארגון .

שלבי התפתחות
הפורטלים מייצגים את שלב ההתפתחות השני במערכות האינטראנט ( אם האינטראנט הוא "הכביש" יש צורך למצוא כלים לשינוע יעיל ומאורגן של המידע על פני ה"כביש" ולאינטגרציה ) .
בהתחלה חשבו כי הטכנולוגיה של הPUSH TECHNOLOGY תביא את הישועה ותחולל נסים ונפלאות , אבל העניין נכשל , כי הארגון הוצף במידע . הפורטל הארגוני נועד לייצור הבנייה טובה יותר של המידע בארגון.
השלב השלישי- חיבור למערכת EXTRANET , ספקי החוץ והמפיצים של החברה.

גורם עומס המידע
כשם שכניסת טכנולוגיית ה-PC גרמה בשנות ה- 80 לשינוי הפריסה וארכיטקטורת המידע של מערכות המידע בארגון ממחשבים מרכזיים לשרתים , כך גורמת העלייה המטאורית של האינטרנט והיקף מקורות המידע האדירים הנובעים מהאינטרנט להיערכות מחודשת של מערכות המידע בארגון.

סוגי פורטלים
קיימים שני סוגים של פורטלים :
1. המשולב
2. הפנים-ארגוני


אינטגרציה של סוגי המידע הבאים בארגון:
1. כמויות אדירות של מקורות מידע חיצוניים
2. מיגוון מקורות מידע פנימיים ( פורומים, צוותי פרוייקטים, מחלקות משאבי אנוש ורווחה, תמיכה במיגוון רב של מערכות מידע פנים ארגוניות , כגון מערכות ERP . )
3. מידע על התפתחויות וקשרים עם הלקוחות (CUSTOMERS), הספקים והמשקיעים.

הפורטל הופך להיות לוח מחוונים מרכזי ( (FOCUSED DASHBORD של הארגונים , כל אחד מהמחוונים מציג את ההתפתחויות במערכות הארגון .
מימשק הניווט החיצוני של הפורטל חייב להיות ידידותי מאד .

למי מיועד הפורטל הארגוני ?
המטרה העיקרית של הפורטל הארגוני הוא לסייע בפעילות היומימית של דרג עובדי הידע בארגון ולא בהכרח דרג מנהלי שכבת הביניים . הסיוע הוא גם בנגישות המידע המעובד וגם באמצעות כלי שיתוף הפעולה עצמם בפורטל.
הפורטל הארגוני מיועד לשרת בראש ובראשונה את מה שנקרא המשרד האמצעי (MIDDLE OFFICE) .

הפונקציות העיקריות של הפורטל הארגוני :

אינטגרציה של מקורות המידע , האחדת מקורות המידע
מיון התכנים העיקריים עפ"י קטגוריות

האתגר : יצירת אינטגרציה של מקורות מידע פנים-ארגוניים ומקורות מידע חיצוניים
סינון אפקטיבי של מקורות המידע

פרסונליזציה – התאמת התכנים והמידע לפרופיל המשתמש האישי ולפרופיל המחלקה .

הפקת דוח"ות מהירה- מחולל הדוחו"ת צריך להיות פשוט וידידותי , כאשר הוא נותן מענה מיידי לאנשים . צריך להיות מבוסס על ג'אוה .


מתן משמעות למידע
הפורטל הארגוני צריך לאפשר הבנייה של מקורות מידע , כלומר גיבוש המידע עפ"י תבניות מוגדרות, יצירת קטגוריות משמעותיות והזנת המידע לבסיסי המידע עפ"י הקטגוריות .
הפורטל הוא כלי יעיל לשיתוף המידע בין עובדים .
הפורטל הוא הוא מערכת דינאמית לארגון כל סוגי המידע ביריעה אחת ( כלומר, המערכת צריכה להבחין בין טפל לעיקר ).

היחסים בין הפורטל ועובדי הידע בארגון
בבניית הפורטל הארגוני צריך לזהות את דפוסי הניתוב וזרימת המידע בארגון כולו , בדרג הביניים ובדרגי העבודה גם יחד.
הפורטל הארגוני צריך לעודד את העובדים לייצור מידע ולהוסיפו כנדבך לכל השכבות של הפורטל הארגוני.
למשתמשי הפורטל צריך להיות חלק פעיל בבניית הפורטל ובפיתוח שכבות המידע בו.

ההצדקה הכלכלית לפורטל
נקודת האיזון הכלכלית – ארגונים מעל 700 עובדים , בממוצע ארגון שיש בו 2000 עובדים . בהיקפים כאלו הפורטל הארגוני מוצדק לחלוטין מבחינה כלכלית.

איכות הפתרון
אף לא אחד מהפורטלים מציע פתרון מושלם ומקיף של אינטגרציה של מאגרי מידע .

השחקנים העיקריים והמובילים בשוק :

1. חברת Avid technology מפיקת המוצר DIGIDESIGN, מאפיינים: מערכת ידידותית
2. חברת PLUMTREE CORPORATE PORTAL מפיקת המוצר PLUMTREE, מאפיינים: מצטיינת ביצירת קטגוריות; הערות: הציון הגבוה ביותר עפ"י INFOWORLD
3. חברת VIADOR מפיקת המוצר VIADOR E-PORTAL SUITE
4. חברת VERITY מפיקת המוצר KNOWLEDGE ORGANIZER
5. חברת AUTONOMY מפיקת המוצר PORTAL-IN-A BOX
6. חברת GLYPHICA מפיקת המוצר PORTALWARE
7. חברת TOPTIER SERVER מפיקת המוצר TOPTIER SERVER
8. חברת BRIO TECHNOLOGY מפיקת המוצר BRIO PORTAL 6.00, הערות: מקום שני במבחן של infoworld
9. חברת אייפקס , ישראל מפיקת המוצר INTOUCH
01. חברת מט"ח מפיקת המוצר ברקת 5.5, הערות: ידידותיות וגמישות