במלאות חצי שנה לאסון השיטפון בנחל צפית פרסמה מכינת "בני ציון", ממנה יצאו עשרת הצעירים שנהרגו באירוע, דוח מסקנות מקיף העוסק בתרבות הארגונית של המכינה מאז הוקמה לפני 11 שנים. הדוח נכתב בסיוע חברת "שמיים", שבראשה עומדים מפקד חיל האוויר אלוף (מיל') אליעזר שקדי ואופיר פלדי. הדוח אינו כולל מסקנות על המחדלים שהובילו לאסון מאחר שרשויות החוק בישראל עדיין לא סיימו את חקירתן, אך מעיקריו ניתן ללמוד על דפוס קבלת החלטות של ראשי המכינה. באסון נהרגו אילן בר-שלום מראשון לציון, צור אלפי ממזכרת בתיה, שני שמיר משוהם, גלי בללי מגבעתיים, עדי רענן ממושב מכמורת, אלה אור ממעלה אדומים, יעל סדן מירושלים, רומי כהן ממושב מאור, אגם לוי ממושב חירות ומעין ברהום מירושלים.
הדוח נפתח בהתייחסות של ראשי המכינה לאירוע הקשה. "ב-26 באפריל 2018, תחת משמרתה ובאחריותה של מכינת בני ציון, התרחש בנחל צפית האסון הנורא בו נהרגו תשע נערות ונער", נכתב. לאחר האסון, הנהלת המכינה, חברי העמותה והועד המנהל שלה עזבו את תפקידם ותחתם מונו אחרים שנרתמו לסייע בתהליך, בעזרתם של מתנדבים רבים.
במקביל, פעילותה החינוכית של העמותה הושהתה למשך שנת פעילות מלאה, לשם התמקדות בתהליך בדיקה יסודי זה. הצעד הראשון היה יציאה לתהליך מקיף שבו נבחנו שאלת זכות הקיום של המכינה ובוצע בדק-בית לאפיון נקודות החוזק והחולשה שלה, כדי להבין האם ואיך ניתן להקימה מחדש בצורה ראויה. "ברור לנו, כי על מנת לפתוח את המכינה בשנה הבאה עלינו לתת מענה לחולשות שהתגלו, לרבות נושאים בטיחותיים", נכתב בדוח.
מנכ"לית המכינה שירה אטינג ציינה בפתח הדברים כי "מטרת בדק-הבית אינה מסתכמת בבחינת היבטים בטיחותיים של פעילות המכינה בראי האסון. ניצבת בפנינו הזדמנות לבצע מחשבה מחודשת ובעקבותיה תהליך עיצוב רחב ועמוק יותר, כך שהתרבות הארגונית של המכינה, התפיסה החינוכית ואופי הצוות שלה, יטביעו חותמם החיובי בהווייה הישראלית".
מעיקרי הדוח עולים מספר מחדלים קשים שהעיבו על תהליכי קבלת ההחלטות במכינה, כך למשל נכתב כי "צוות המכינה כלל מדריכים שברובם המכריע היו בעלי ניסיון מקצועי נמוך וללא השכלה אקדמית, ועם תחלופה מהירה יחסית". בהמשך צוין כי "חלק מאנשי הצוות העידו על עבודה בעומס גבוה מדי במקביל להגדרת תפקיד לא מספיק בהירה", חלק מהבוגרים של המכינה אף העירו על פעילות אינטנסיבית שפגע בהתנהלות המכינה, "מחסור בשעות שינה, תזונה לא מספיק מגוונת ובריאה וחוסר בזמן אישי לתהליכי עיבוד ומנוחה.
התנהלות זו נבעה בין היתר מרצון למקסם את התהליך החינוכי לחשלם, לצד דגש גבוה על מיצוי הזמן בשנת המכינה. מעבר להתנהלות בשטח דן הדוח בשורה הסדרי בטיחות שהמכינה חייבת לשפר, "לא נפתח את שנת הלימודים הבאה ללא יישום של כלל הסעיפים המופיעים בתוכנית העבודה, ולא נשקוט עד שנגיע למימוש אופטימלי של התהליך. זוהי מחויבותנו".
למרות כל הדברים הקשים מדגישים ראשי המכינה את הסיבות המרכזיות לכך שעל המכינה להמשיך ולהתקיים ולפתוח את שעריה כבר בשנת הלימודים הבאה. "הערכים העומדים בבסיס הארגון, השינויים המהותיים שנעשו בעמותה לאחר האסון בצפית, והחשיבות החברתית של המוסד", נכתב. "בכוונתנו לבחון את עצמנו מדי תקופה ולפרסם את העמידה שלנו ביעדים שנציב לעצמנו ואת מצבנו הבטיחותי". במקביל לפרסום הדוח, הצטרפה המכינה לקריאת המשפחות השכולות להקמת ועדת בדיקה ממלכתית לבדיקת הנסיבות שהובילו לאסון.
הורי הצעירים שנהרגו באסון מסרו בתגובה לפרסום הדוח: "יש לקחת בחשבון שמדובר בוועדת בדיקה של ארגון שבודק את עצמו. וכל עוד לא הוקמה ועדת בדיקה בלתי תלויה לא ילמדו הסיבות האמיתיות שהובילו לטרגדיה אותה חווינו. הדוח מהווה אמירה נוקבת, שאכן, כפי שאנו טוענים, יש כשלים ומחדלים שחובה ללמוד ולתקן לאלתר במכינה. ברור לכל בר דעת שמה שנכון לגבי מכינת בני ציון נכון ותופס לגבי כלל המכינות האחרות אשר מתנהלות שנים ללא פיקוח והסדרה. בדוח שלהם, התרכזו אנשי מכינת בני ציון בתפקוד שלהם במסגרת הנתונה שהגדירו להם משרד החינוך ומשרד הבטחון, עובדה זו מחזקת את הצורך ודרישתנו החד משמעית מיומו הראשון של האסון הנורא, שראש הממשלה, בנימין נתניהו, יורה על הקמת ועדת חקירה בלתי תלויה בכל ההיבטים של תפעול ופיקוח על המכינות. מועצת המכינות ומכינת בני ציון והנהלתה הנוכחית הצטרפו לקריאתנו זו כי אסור שאסון כזה יקרה עוד לעולם".
מיד לאחר האסון פתחה משטרת ישראל בחקירת נסיבות האירוע, ושני אנשי צוות המכינה נעצרו - אביב ברדיצ'ב, שהיה המדריך האחראי על הטיול, ומנהל המכינה. חקירת המשטרה העלתה כי ברדיצ'ב קיבל התראות מגורמים שונים לגבי סכנת השיטפונות, והאחריות על ההחלטה לרדת לנחל למרות אזהרות אלו הייתה שלו, מכיוון שהחליט על כך גם בניגוד לעצתה של המדריכה. החשד כנגד כאהן הוא שידע על התוכנית אך לא מנע אותה. המשטרה המליצה להעמיד לדין את המדריך בגין הריגה, ואת מנהל המכינה על גרימת מוות ברשלנות, אולם חלק מהורי הצעירים שנספו באסון מתחו ביקורת על המלצות המשטרה וטענו כי כהאן הוא האחראי לתהליך קבלת ההחלטות שהוביל לאסון.